Зачем вообще нужен план
Обновление техники редко бывает разовым событием. Обычно это цепочка шагов, которая затрагивает врачей, инженеров, экономистов и руководство. Если действовать без чёткого плана, клиника получает простаивающие кабинеты, лишние расходы и недовольство персонала. Грамотная схема помогает заменить аппараты поэтапно, не останавливая работу отделений.
Шаг 1. Провести аудит текущего оснащения
Начать стоит с простой таблицы по каждому аппарату:
- год выпуска и ввода в эксплуатацию;
- назначение;
- текущая загрузка (исследований в день, час пик);
- состояние, наличие периодических неисправностей;
- стоимость запчастей и расходных материалов;
- действующие сервисные договоры.
По итогам аудита хорошо видно, какие аппараты уже «на исходе», а какие ещё могут работать несколько лет.
Шаг 2. Определить цели обновления
Цели могут быть разные:
- сокращение времени ожидания пациента;
- переход на новые методики;
- снижение лучевой нагрузки;
- уменьшение затрат на ремонт старой техники;
- повышение качества изображений и протоколов.
Важно зафиксировать цели письменно и согласовать их с главным врачом и заведующими отделениями. Тогда каждый следующий шаг можно сверять с этим списком.
Шаг 3. Расставить приоритеты по кабинетам
После аудита и постановки целей становится понятно, какие кабинеты требуют внимания в первую очередь. Чаще всего сверху списка оказываются:
- оборудование с частыми поломками и дорогим ремонтом;
- аппараты, от которых зависит экстренная помощь;
- кабинеты с постоянными очередями;
- техника, не соответствующая действующим требованиям.
Приоритизацию удобно оформить в виде рейтинга: от 1 до 5 по влиянию на работу клиники. Это помогает аргументировать свои предложения перед учредителем и финансовой службой.
Шаг 4. Проверить требования к помещениям
Новый аппарат может быть крупнее старого, иметь больший вес или иные требования к электропитанию и вентиляции. Поэтому перед закупкой нужно:
- проверить несущую способность перекрытий;
- уточнить требования к экранированию;
- оценить состояние электросети и заземления;
- убедиться, что размеры дверных проёмов и коридоров подходят для заноса техники;
- при необходимости заложить стоимость ремонта помещения.
Иногда этот этап показывает, что выгоднее обновить кабинет по другой схеме, чем планировалось изначально.
Шаг 5. Сформировать бюджет и график закупок
На основе приоритетов и требований к помещению готовится финансовый план:
- стоимость оборудования;
- затраты на монтаж и пусконаладку;
- возможные расходы на ремонт помещения;
- сервисные договоры и расходные материалы.
Далее составляется график: какие аппараты закупаются в текущем году, какие — позже. Такой документ удобно привязать к плану финансово-хозяйственной деятельности.
Шаг 6. Подготовить персонал
Даже самая продвинутая техника не даст ожидаемого эффекта, если врачи и средний медперсонал не готовы к работе на ней. На этапе планирования обновления важно:
- включить обучение в договор поставки;
- определить ответственных за методическую часть в каждом отделении;
- продумать временную схему, когда часть сотрудников уходит на обучение, а кабинет продолжает принимать пациентов.
Для инженерной службы полезны отдельные курсы по базовой диагностике и обслуживанию.
Шаг 7. Выбрать партнёра по поставке и сервису
При выборе поставщика стоит оценивать не столько набор функций, сколько комплекс услуг:
- помощь в подборе техники под задачи клиники;
- сопровождение проектной документации;
- монтаж, пусконаладка и ввод в эксплуатацию;
- дистанционная поддержка инженеров;
- наличие сервисного склада и выездной службы.
Если партнер берёт на себя эти пункты, клинике заметно проще вести проект от первых обсуждений до подписания актов.
Шаг 8. Закрепить план документально
Финальный шаг — оформить план обновления отдельным документом или приложением к программе развития учреждения. В нём стоит указать:
- перечень кабинетов;
- планируемые сроки обновления;
- источники финансирования;
- ответственных лиц.
Такой документ помогает защищать проект на совещаниях и делает весь процесс прозрачным для учредителя и контролирующих органов.
